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档案收集整理与利用手册

第1章档案收集整理与利用手册

1.1档案收集基础与标准规范

档案收集范围界定遵循“全面覆盖、重点突出”的原则，依据《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），明确将本单位形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体文件纳入收集，确保无死角地记录业务活动全过程；②收集依据主要参考《机关文件材料归档范围和文书资料保管期限表》（DA/T22-2015）及行业特定标准，例如财务部门需重点收集反映年度收支、债权债务及资产处置的凭证类档案，确保历史数据可追溯；在界定范围时，必须严格区分“原始凭证”与“记账凭证”，前者是业务发生的直接证明，后者是会计处理的依据，只有原始凭证才具备归档价值，避免将加工后的复印件直接作为收集对象；④对于电子文件，其收集依据需参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），强调原始数字化文件的优先性，严禁仅收集扫描后的图像文件，必须保留源数据以确保长期可读性；⑤收集流程中，必须严格执行“先整理、后归档”原则，即先对文件进行编目、分类、排序等整理工作，建立索引和目录，确认无误后再移交档案室，防止因整理混乱导致后续利用困难；收集质量控制要求建立“三级审核机制”，由经办人初审、部门负责人复审、档案室长终审，每次审核需出具明确的“归档意见”，对于缺失关键要素的文件必须退回补充，确保档案内容的完整性