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行政机关文件归档管理规范

一、总则

为规范行政机关文件材料的归档管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规和标准，结合行政机关工作实际，制定本规范。

本规范适用于各级各类行政机关（以下简称“机关”）的文件材料归档管理活动。机关在公务活动中形成的，具有查考、利用和保存价值的各种形式和载体的文件材料，均应依照本规范进行归档管理。

文件归档管理工作遵循统一领导、分级负责，全程管理、规范有序，真实准确、安全保密，便于利用、服务工作的原则。

二、文件材料的收集与积累

机关各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、积累和整理工作，确保应归档文件材料的齐全完整。

文件材料的收集范围包括：

1.机关在各项职能活动中形成的具有指令性、指导性、规范性的文件；

2.机关召开会议形成的会议纪要、会议记录、会议报告等材料；

3.机关对外行文的正本、定稿及重要的修改稿；

4.机关接收的上级机关、同级机关及下级机关的重要来文；

5.机关在行政管理、业务办理过程中形成的各类记录、凭证、报表、合同、协议等；

6.机关在公务活动中形成的照片、录音、录像、电子文件等特殊载体材料；

7.其他具有保存价值的文件材料。

文件材料的收集应及时、准确，做到随办随收，年终进行集中清理核对，防止遗漏和丢失。电子文件的收集应符合国家关于电子档案管理的相关规定，确保其真实性、完整