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合同档案查阅授权审批细则

一、总则

（一）目的规范。为加强合同档案管理，明确查阅授权审批流程，确保档案信息安全，特制定本细则。

（一）适用范围。本细则适用于公司所有部门及员工涉及合同档案查阅行为的授权审批管理，包括但不限于合同正本、副本、附件、电子版等全部档案资料。

（二）基本原则。1.依法合规原则。查阅行为必须符合国家法律法规及公司内部管理制度要求。2.严格授权原则。任何档案查阅必须经过授权审批，严禁无权查阅。3.最小必要原则。查阅范围应严格限制在业务工作必要范围内。4.可追溯原则。所有查阅行为均需记录并存档备查。

二、组织架构与职责

（一）管理部门设置。公司设立档案管理中心作为合同档案管理职能部门，负责全公司合同档案的集中统一管理。各部门设立档案联络员，负责本部门合同档案的日常整理与移交。

（二）岗位职责划分。1.档案管理中心职责：负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理；制定档案管理制度；监督各部门档案管理执行情况。2.部门档案联络员职责：负责本部门合同档案的收集、分类、初步整理；配合档案管理中心完成档案移交；受理本部门档案查阅申请。3.审批人员职责：根据授权范围对档案查阅申请进行审批，确保查阅行为的合规性。

（三）审批权限划分。1.一般查阅审批：部门内部查阅由部门负责人审批。2.重要查阅审批：涉及公司重大合同或敏感信息查阅，需经分管领导审批。3.特殊查阅审批