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行政行业办公室办公室秘书会议组织作业手册

第一章会议筹备与前期调研

1.1会议需求分析与目标设定

在启动会议筹备前，秘书需首先化身“业务翻译官”，将高层领导的核心意图转化为可执行的会议议题清单。例如，若领导希望探讨“如何优化跨部门协作流程”，秘书应将其拆解为三个具体议题：一是梳理当前审批流转中的痛点环节；二是设计数字化协同工具的应用方案；三是制定配套的考核激励机制。这一步骤确保了会议不流于形式，而是直击业务痛点。运用“SMART原则”对会议目标进行量化定义，避免使用模糊的“提高效率”等词汇。具体范例中，目标应设定为：“通过本次会议，各部门负责人需在会后48小时内提交一份具体的