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医疗行业行政部行政员人事档案管理手册

第1章总则

1.1档案管理原则与适用范围

本手册严格遵循《中华人民共和国档案法》及医疗行业相关保密规定，确立“统一领导、分级管理、规范归档、全程纪实”的核心原则，确保行政部人事档案作为组织记忆的核心载体，始终处于受控状态。适用范围涵盖医院行政部所有从事人事职能的行政员，包括新入职员工档案接收、在职员工档案归档、离职人员档案移交及档案借阅、复制、销毁等全生命周期管理，禁止个人私自留存或外泄。

档案管理的适用范围不仅限于纸质档案，随着数字化进程，亦延伸至电子档案系统、影像资料及纸质档案的混合存储环境，确保信息在物理形态与数字形态间无缝衔接。档案管理需遵循“真实性、完整性、安全性、便捷性”四大原则，严禁篡改、伪造或隐匿档案，确保人事记录真实反映员工职业轨迹，为绩效考核、职称晋升及人事决策提供不可篡改的客观依据。适用范围界定为行政部内部及经授权的外部协作单位，所有涉及员工身份确认、薪酬核算、社保缴纳等关键人事数据必须纳入统一的管理视野，严禁向无关第三方提供未经脱敏的原始档案。

本原则要求建立“谁产生、谁负责、谁归档”的责任链条，行政员作为第一责任人，需对档案资料的来源合法性、内容准确性及归档及时性承担直接法律责任，确保档案管理制度落地执行。

1.2行政部职能定位与职责划分

行政部作为医院人力资源管理的执行枢纽，其核