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行政行业秘书部秘书会议记录整理手册

第1章会议筹备与组织管理

1.1会议方案制定与审批流程

方案制定始于对会议核心目标的深度剖析，秘书需依据《行政会议管理手册》中的“会议类型矩阵”对照，明确本次会议是用于战略对齐、日常调度还是专项复盘，并据此确定会议主题、核心议题数量及预期产出物（如决议草案）。在议题梳理阶段，秘书应强制要求参会部门负责人提前提交书面《议题清单》，并对照议题与会议主题的匹配度进行筛除，确保会议不偏离主题，同时预估每个议题所需的发言时长与讨论轮次，为时间把控预留缓冲空间。

方案审批需遵循“三级联审”机制：秘书初审方案的可执行性与风险点，部门负责人审核业务内容的专业性，行政部总务负责人审核后勤可行性，最终报分管副总或CEO审批签字，任何未经签字的方案均不得进入执行阶段。方案确认后，秘书需立即启动《行政资源需求确认表》的填写工作，逐项勾选所需会议室类型、投影设备、音响系统及茶歇规格，并将审批通过的方案、议题清单及资源需求单同步至OA系统或内部协同平台。审批通过后，秘书需将最终版《会议方案执行确认书》张贴于会议室显眼位置，并唯一的会议编号（如M001），以此作为后续所有流程（如签到、签到、设备调试）的唯一身份标识。

方案最终归档需包含方案PDF版本、纸质版签字原件及审批流转截图，形成完整的“方案-执行-复盘”闭环