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行政行业办公室文员公文收发管理手册

第1章公文处理全流程规范

1.1收文登记与签收管理细则

收文登记是公文流转的起点，必须做到“日清月结、无纸化录入”，严禁手工台账滞后。依据《党政机关公文处理工作条例》规定，所有收文需当场在“公文收发登记簿”或OA系统中登记，包含收文日期、编号、份数、密级、签收人及经办人信息，确保“件件有登记、事事有回音”。签收环节实行“首问负责制”与“当面签收”原则，严禁转送、代签或事后补签。经办人员需在收到文件后立即核对文件封面与编号是否一致，确认无误后当面签字，并在系统内完成电子签收，系统自动记录签收时间戳，作为不可篡改的电子凭证。

签收后的文件须立即移交给指定专人进行初审，初审重点检查文件是否有破损、污渍、缺页等物理瑕疵，以及封签是否完整，若发现异常需当场退回并填写《退回单》，不得将问题文件直接放入文件柜。签收人员需对文件内容进行初步核对，检查标题、文号、主送机关、抄送机关及附件是否齐全，依据《国家行政机关公文格式》标准，核对字体、字号、行距及版式是否符合规范，发现格式错误需立即退回并告知发件人。对于涉及个人隐私或国家秘密的密级文件，签收人员必须严格核对密级标识，若发现密级标识模糊或错误，应立即上报办公室主管，不得擅自归档或处理，确保信息安全零漏洞。

收文登记与签收工作完成后，经办人需在系统内提交《收文登记单》，系统自动唯一编号，该编号将作为后