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行政行业人力资源部专员人事档案管理手册

第1章

1.1档案管理概述与制度规定

档案管理是行政行业人力资源工作的核心基石，其根本目的在于通过系统化、规范化的方式，对员工的人事档案进行全生命周期管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，从而为组织的人才选拔、任用、考核及离职交接提供不可篡改的历史依据。②根据《中华人民共和国档案法》及《事业单位人事管理条例》等法律法规，行政行业的人力资源档案属于国家或单位重要的档案资料，必须严格执行“谁产生、谁负责”和“谁使用、谁保管”的原则，严禁擅自涂改、伪造或销毁。制度规定是指导档案管理工作的行为准则，通常包括档案管理责任制、档案借阅审批流程、档案销毁鉴定程序以及违规追责机制，旨在通过明确的权责划分，杜绝人为操作风险，确保档案管理工作有序合规。④在行政行业中，档案管理不仅是对纸质文件的物理存储，更是对员工职业生涯数据的数字化沉淀，其重要性体现在档案是连接过去与未来的桥梁，也是组织进行人才盘点和绩效改进的关键数据源。⑤制度执行中必须建立“双人双锁”或“密码加锁”的物理保管机制，对于涉及个人隐私的敏感信息，还需实施严格的分级授权管理，确保只有经过严格审批的人员才能查阅特定级别的档案内容。定期开展档案管理制度培训与考核是制度落地的关键一环，通过模拟演练和实操测试，确保每一位档案管理员都能熟练掌握档案检索、借阅、移交及保密操作的具体步骤，形