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行政管理档案室管理员档案整理归档手册（执行版）

第1章总则与基础规范

1.1档案管理适用范围与职责界定

本手册适用于行政单位及事业单位内部所有涉及行政管理活动的纸质、电子档案的全生命周期管理，涵盖从文件形成、归档到销毁的每一个环节。②档案管理员作为档案工作的第一责任人，需严格依据国家档案法及单位内部制度，对档案室进行日常巡查，确保档案实体安全及信息完整性。职责界定中明确，档案室管理员负责档案的接收、整理、保管、利用及统计工作，不得私自复制、出售或擅自销毁档案，违者将视情节轻重给予警告、记过或撤职处分。④在跨部门协作中，管理员需建立“谁产生、谁负责”的档案责任链条，对于归档前的文件流转，必须指定专人对接并签字确认，杜绝档案流失。⑤对于涉及国家秘密、商业秘密或工作秘密的文件，管理员需启动专项保密审查程序，确保档案流转路径符合保密规定，严禁未经脱密处理即进入公共区域。本手册还明确了管理员在档案数字化过程中的责任，需确保扫描图像清晰、数据准确，并建立电子档案备份机制，防止因设备故障导致数据永久丢失。

1.2档案收集与接收标准

档案收集工作遵循“及时、完整、规范”的原则，要求在日常工作中立即收集形成的文件，不得积压至年底再行整理，确保档案反映单位发展的真实面貌。②接收标准设定为：文件格式必须是原件或正规复印件，无涂改、污损及破损痕迹；内容需完整，包含标题、文号、正文、附件及页码，缺