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行政行业人力资源部专员员工档案管理手册

第1章

1.1档案工作概述与核心原则

档案工作是指对组织内部形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录进行收集、整理、保管和利用的全过程，其核心在于确保历史信息的真实性、完整性和可追溯性，是行政体系治理能力的“数据底座”。②在处理行政事务时，档案工作必须遵循“真实性原则”（即原始记录不得篡改）、“完整性原则”（确保无缺失）和“长期保存原则”（符合国家规定的保存期限），这是行政合规的底线要求。核心原则还包括“保密性原则”，即严禁档案中的个人隐私、商业秘密及未公开的国家秘密泄露，需建立严格的访问权限控制机制。④档案工作还遵循“利用效益原则”，强调档案资源应服务于决策制定、绩效考核和日常运营，避免资源浪费。⑤档案工作需坚持“系统性原则”，将分散在各部门的档案信息整合成统一的知识图谱，打破信息孤岛，提升整体管理效能。在实际操作中，所有档案流转必须依据《档案法》及单位内部管理制度，严禁私自留存或销毁，必须通过正规归档程序完成，确保符合审计和追溯需求。

1.2人力资源档案管理在行政体系中的定位

人力资源档案管理在行政体系中处于核心枢纽地位，它是连接人事行政与业务运营的关键纽带，直接支撑着招聘、培训、薪酬、绩效等核心业务流程的数字化与规范化运行。②作为行政资产的重要组成部分，人力资源档案不仅记录了员工的职业轨迹，更是组织人才盘点、