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合同档案管理制度文档(2篇)

合同档案管理制度文档一

一、总则

为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、保管、利用等工作，维护公司的合法权益，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。合同档案是公司在经济活动中签订的各类合同、协议等文件资料，它记录了公司与外部单位或个人的权利义务关系，是公司重要的法律文书和经济资料。合同档案管理工作应遵循集中统一管理、安全保密、便于利用的原则，确保合同档案的完整、准确和有效。

二、合同档案管理部门及职责

公司设立专门的合同档案管理部门（以下简称“档案管理部门”），负责合同档案的日常管理工作。档案管理部门的职责包括：

1.制定和完善合同档案管理制度，并监督执行。

2.负责合同档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管和销毁等工作。

3.建立合同档案检索工具，方便合同档案的查询和利用。

4.定期对合同档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。

5.对公司各部门的合同档案管理工作进行指导和检查。

6.负责合同档案的保密工作，防止档案信息的泄露。

公司各部门是合同的签订和执行部门，应指定专人负责本部门合同档案的收集和整理工作，并及时将合同档案移交档案管理部门。各部门的职责包括：

1.负责本部门合同的起草、审核、签订和履行工作。

2.及时收集和整理本部门合同签订和履行过程中形成的各种文件资料，包括合同文本、附件、补充协议、变更