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行政行业办公室秘书会议组织与记录手册（执行版）

第1章会议筹备与通知管理

1.1会议类型分级与审批流程

秘书需依据《行政办公会议类型分级标准表》，首先对拟议会议题进行定性分析，将会议划分为“常规行政会”、“专题业务会”、“紧急协调会”及“决策规划会”四类，并初步判定其风险等级为“低”、“中”或“高”，以此作为后续审批流程的输入依据。对于风险等级为“高”的决策规划会，秘书必须立即向办公室主任提交《会议立项申请单》，明确会议背景、预期产出及核心议题，由办公室主任在24小时内审批并签发授权书，秘书方可按授权级别执行后续筹备工作。

对于风险等级为“中”的专题业务会，秘书需对照《会议权限清单》确认本级或次级领导权限，若需跨部门协调则需报请分管领导审批，审批通过后秘书方可启动议程编制与通知发布工作。对于风险等级为“低”的常规行政会，秘书可直接依据部门内部授权书或常规授权规则启动筹备，但需确保会议时间不超过每日工作时间的1/3，且议题必须属于日常行政事务范畴，严禁涉及重大人事或财务决策。秘书在获得审批后，需立即起草《会议纪要草案初稿》，明确记录时间、地点、主持人、记录人及核心决议事项，并在草案中注明“需经批准方可印发”的标识，提交至审批领导进行最终确认。

审批通过后，秘书需将审批通过的授权书、会议通知模板及议程草案正式归档至行政档案室，建立“会前审批台账”，确保所有会议