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(2026)合同及档案管理制度(2篇)

合同及档案管理制度一

总则

为加强公司合同及档案管理，规范合同签订、履行、档案收集、整理、保管等工作，维护公司合法权益，提高管理效率，特制定本制度。本制度适用于公司及各部门的合同管理与档案管理工作。合同管理应遵循合法、公平、诚信、全面履行的原则，档案管理应遵循集中统一、安全保密、便于利用的原则。

合同管理

1.合同签订管理

合同前期准备：业务部门在开展业务活动时，如需签订合同，应进行充分的市场调研和风险评估。对于重大合同，需组织相关部门进行可行性论证，包括技术、财务、法律等方面。调研内容应包括对方当事人的主体资格、信用状况、履约能力等。业务部门应收集对方当事人的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关资料，并进行审查。

合同起草：合同起草一般由业务部门负责，涉及重大法律问题或复杂业务的合同，可由法务部门协助起草。合同条款应明确、具体、完整，包括当事人的名称或姓名和住所、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要内容。合同文本应使用规范的语言和格式，避免使用模糊、歧义的表述。

合同审核：合同起草完成后，业务部门应将合同草案提交相关部门进行审核。审核部门包括法务部门、财务部门、技术部门等，各部门应根据职责对合同进行审核。法务部门主要审核合同的合法性、合规性，以及合同条款是否公平合理、是否存在法律风险；