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行政行业人事部专员人事档案管理手册（执行版）

第1章

1.1档案基础规范与制度管理

档案基础规范是指国家及行业层面确立的档案工作基本准则，在行政行业人事部专员手册中，需明确《中华人民共和国档案法》作为立法依据，确立“统一领导、分级管理、归口负责”的行政体制架构，规定人事档案必须实行“专人专卷、专人专档”的严格责任制，严禁个人擅自处置核心人事档案。制度管理要求建立覆盖全生命周期的档案管理制度体系，包括岗位设置、人员录用、入职培训、在职培训、离职交接及档案销毁等关键环节的标准化流程，确保每一环节的操作都有据可依、有章可循，杜绝人为操作失误。

档案分类编码体系是档案管理的“身份证”，必须采用国家标准GB/T11821规定的通用分类法，结合行政行业特点，将档案划分为“干部人事”、“专业技术”、“工资福利”、“职称学历”等一级类目，并赋予唯一的二级、三级及四级分类代码，实现档案“一码一档案”的精准检索。制度制定需遵循闭环管理原则，即“制定-执行-监督-修订”的完整闭环，人事专员需根据上级政策变化和本单位实际情况，每年至少组织一次档案制度评审，修订不符合实际或存在漏洞的条款，确保制度始终处于动态优化状态。档案借阅管理制度是风险控制的核心，必须严格执行“谁借阅谁负责、谁使用谁保管、谁调阅谁签字”的原则，建立严格的借阅审批流程，严禁违规复制、借阅和携带档案外出，所