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金融行业董事会办公室秘书董事会会议通知手册（执行版）

第1章会议筹备与组织

1.1会议议题筛选与立项

议题立项需遵循“必要性”与“紧迫性”双重标准，首先由董事会秘书室发起对拟议事项的初步评估，重点核查该事项是否直接关联公司战略核心、是否存在重大合规风险或是否涉及股东权益的重大调整。在初筛阶段，需严格区分“一般性经营建议”与“需董事会决策事项”，对于涉及关联交易、对外担保、高管薪酬或合并分立等重大事项，必须启动严格的三级审核流程，确保议题的法律合规性。

立项后的议题需进行“可行性预演”，模拟不同决策路径下的财务影响与执行成本，若发现某项议题在预算范围内无法满足决策深度要求，则需退回管理层重新梳理或调整议题表述。议题的正式定稿需明确“决策边界”，即界定董事会的职权范围与董事会秘书的行政管理范围，防止因职责交叉导致会议效率低下或决策责任不清。立项决议需形成书面《会议议题立项报告》，明确议题编号、提交时间、预计决策时长及所需前置材料清单，并归档至公司电子与纸质双渠道，确保全程可追溯。

1.2参会单位及人员名单确认

参会名单的确认必须基于“董事会章程”与“会议纪要”的法定效力，首先由董事会秘书室核对拟参会董事、外部委员及独立董事的资格，剔除不符合任职资格或存在利益冲突的人员。对于重要会议，需执行“动态注册机制”，在会议召开前3个工作日向各参会单位发送正式《参会回执