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2025年行政行业办公室文员公文流转审批手册

第1章公文收发管理

1.1公文接收登记与签收规范

接收人须严格依据《国家行政机关公文处理办法》及本单位《公文处理制度》规定的公文种类（如“函”、“请示”、“报告”等），在办公系统中录入电子台账，并同步扫描纸质公文封面进行拍照留存，确保“件件有登记、事事有记录”，杜绝漏收、错收现象。对于涉密或紧急专递公文，接收人必须在收到第一份即启动“双人双锁”交接机制，由两名工作人员分别在“公文流转监控平台”上完成电子签收，并立即向直属领导发送《紧急公文签收确认单》，注明接收时间、接收人姓名及联系电话，确保信息无断链。

纸质公文送达后，接收人应在24小时内完成初核，重点核对公文编号、份数、密级标识及抬头信息，若发现任何一项不符，必须立即退回原发机关并填写《退回说明单》，严禁擅自拆阅或先行处理。签收环节需遵循“当面签收、全程录音录像”原则，由接收人当面拆封并当面签字（或电子签名确认），若因不可抗力导致无法当面签收，必须在签收单上注明具体原因、预计送达时间，并由单位指定专人进行代签，事后必须补办书面说明。签收后的公文必须立即放入指定保密柜或加密档案盒，严禁随意放置在办公桌面上，若因特殊情况需暂时存放，必须填写《临时保管登记表》，明确存放地点、保管期限及责任人，实行“专人专管、定期盘点”。

每日下班前，接收人需对当日接收的公文进行