2025年行政行业人力资源部HR专员人事档案整理手册.docxVIP

2025年行政行业人力资源部HR专员人事档案整理手册

第1章

1.1档案管理制度与岗位职责界定

公司人力资源部必须依据《中华人民共和国档案法》及《企业档案管理规定》，制定《行政行业人力资源档案管理办法》，明确档案工作的归口管理部门为人力资源部，实行“谁产生、谁负责”与“谁使用、谁保管”相结合的责任制。人力资源部HR专员需作为档案工作的直接责任人，其岗位职责包含档案的收集、整理、归档、保管、利用及销毁等全流程管理，并需定期向公司档案室汇报档案建设进度，确保档案工作符合公司年度战略规划。

岗位说明书中应详细界定HR专员的档案整理职责，包括建立人事档案索引、审核原始凭证的真实性、编制年度档案目录以及配合进行档案查阅申请，严禁将档案整理工作转包或交由非专业人员操作。档案管理制度需明确档案室与HR专员的协作机制，规定HR专员在档案整理过程中需遵循“先整理、后归档”原则，对于缺失或损坏的原始材料，应立即上报并启动补录或修复流程，不得私自留存复印件作为唯一依据。制度中需设定绩效考核指标，将档案完整率、归档及时率及查阅响应速度纳入HR专员的月度考核体系，对于未按期归档或质量不达标的案例，将依据公司奖惩条例进行相应的经济处罚或岗位调整。

所有HR专员在签署档案整理手册时必须进行签字确认，表明已充分理解档案规范，并承诺对归档材料的真实性、合法性承担法律责任，确