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行政行业行政部助理公文流转处理手册

第一章公文收发管理

1.1收文登记与签收规范

收到单位公章或授权代章文件后，行政部助理须在30分钟内完成“收文登记簿”的填写，并同步录入OA办公系统“待办公文”模块，确保纸质单据与电子档案的“双录”同步进行，防止信息断层。登记时必须严格核对文件封面编号、文号、密级标识及发文字号，若发现文件编号错误或密级标识模糊，应立即退回给发文部门补正，严禁在未核实完整信息的情况下先行签收。

签收环节需坚持“谁签收、谁负责”的原则，在登记簿上明确记录接收人姓名、职务及具体签收时间，若遇紧急公文需注明“急件”，并附简要事由说明，以便后续快速流转。签收后，行政部助理须立即在OA系统中发起“公文处理流程”，将文件状态标记为“已收”，并扫描后的纸质文件影像，确保电子台账实时更新，实现纸质与电子的即时同步。对于涉及国家秘密或工作秘密的公文，签收时必须双人复核，确认文件袋内文件数量无误，并填写《涉密文件交接单》，注明交接人、接收时间及存放位置，严禁将涉密文件随意放置在普通办公区域。

签收后的文件应立行立转至指定流转箱或电子文件夹，严禁私自留存、拆封或外借，若因不可抗力导致文件损坏，需立即填写《文件损毁报告单》并上报分管领导审批，不得擅自销毁。

1.2收文初审与分类归档

初审人员须对公文标题、主送机关、正文内容及附件完整性进行快速扫描，重