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工程合同档案管理

第一条目的与依据

为规范工程合同档案管理，确保档案完整性、真实性、可追溯性，保障工程项目顺利实施及后续权益维护，依据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》及双方签订的工程合同（以下简称“主合同”），特制定本条款。

第二条管理职责分工

1.发包方（甲方）职责：

（1）负责档案管理总体监督、检查及最终验收；

（2）指定档案接收部门（如项目部综合管理部），接收承包方移交的竣工档案及归档保管；

（3）对涉密档案设定保密权限及管理措施。

2.承包方（乙方）职责：

（1）设立专职档案员（具备档案管理资质），负责合同履行全过程中档案收集、整理、组卷、归档；

（2）配合甲方及监理方档案检查，对档案真实性、完整性负责；

（3）施工日志、变更签证、验收记录等关键过程文件实时同步归档。

3.监理方职责：

（1）审核承包方提交档案真实性、合规性，对隐蔽工程验收、材料检测等文件签署确认意见；

（2）参与竣工档案预验收，出具《档案审核意见书》。

第三条档案范围与分类

档案按“合同阶段+专业类型”分类，包括：

1.合同文件类：主合同、补充协议、招投标文件、中标通知书、合同谈判记录；

2.审批文件类：施工许可证、规划许可证、环保批复、消防验收文件等政府批文