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行政行业行政部行政员行政事务处理手册

第2章档案与文书管理

2.1档案分类与归档规范

档案分类需依据《机关档案管理规定》执行，采用“年度+部门+项目”的三维分类法，例如将2023年3月15日收到的“年度政策文件汇编”归类为2023年-党群工作部-年度专题汇编，确保目录检索时能精准定位到指定年份和部门。归档前必须完成“四查”工作，即查完整性（核对目录与实物是否一致）、查真实性（检查原件与复印件是否涂改）、查关联性（确认文件与会议记录、会议纪要的对应关系）以及查时效性（确保超过保管期限的文件已按规定销毁），防止因档案缺失导致责任无法追溯。

归档过程中需严格执行“双人双锁”制度，由行政部两名工作人员共同清点档案，并在《档案移交清单》上逐项签字确认，清单需包含文件编号、密级、存放位置及交接日期，作为后续审计和追责的核心依据。电子档案的归档需遵循“双套制”原则，即纸质档案与电子档案需同时归档，电子档案需建立独立的元数据记录，例如在OA系统中录入文件元数据，并同步唯一的电子档案号，确保纸质与电子版本在检索时能自动匹配。归档后的档案需进行“清退”与“封存”处理，对于已归档且无借阅需求的档案，需移入档案室专用柜并上锁，同时更新《档案室物品出入库登记表》，记录档案数量、存放位置及保管期限，确保档案处于受控状态。

归档流程需纳入年度工作计划，行政