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金融行业董事会办公室秘书董事会会议主持手册

第1章会议筹备与组织管理

1.1会议方案策划与审批流程

在正式召开董事会会议前，秘书需依据《公司章程》及董事会决议，制定详尽的会议方案，并严格执行多层级的审批闭环。

秘书需首先梳理《董事会会议事规则》中的议事日程，将拟议事项拆解为具体的议题清单，确保议题涵盖战略决策、人事任免、审计监督等核心领域，并初步评估议题的紧迫性与重要性等级。方案初稿需提交至董事长或董事长指定的高级董事进行初审，重点审核议题的合规性、逻辑闭环程度及所需决策权限的匹配度，对不符合《公司章程》规定的议题必须提出修改意见。

审核通过后，方案需报送董事会办公室负责人及公司总经办进行业务匹配度复核，确认会议时间与地点是否与公司日常运营节奏冲突，以及所需外部资源（如法律顾问、审计师）的可用性。对于重大战略议题，秘书需组织跨部门工作组，联合财务、法务及人力资源部门进行预演，模拟不同决策路径下的风险应对方案，形成《议题预演报告》供决策层参考。最终方案需经董事会办公室负责人签署《会议方案审批单》并加盖办公室公章，明确会议日期、时间、地点、参会人员、议程安排及保密要求，作为后续执行的法律依据。

审批完成后，秘书需立即启动“会议日历”系统，将会议时间自动标记为“已确认”，并同步在OA办公系统中任务清单，确保后续通知与执行有据可依。

1.2参会人员资格界定与