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建筑行业档案组档案员工程档案归档手册

第1章工程档案接收与分类管理

1.1档案接收程序与流程规范

接收前的准备阶段要求档案员提前24小时与建设单位、监理单位及施工单位对接，明确归档范围与界限，依据《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)确认当期工程档案的起止时间，并制定详细的《档案接收计划表》，确保接收工作有章可循。在正式接收现场，档案员需对照《移交目录》逐项清点档案资料，特别是要区分“正档”（如卷宗、图纸）与“副档”（如计算书、变更签证），并检查档案袋封面的标识是否清晰完整，若发现缺页或破损需立即记录并上报。

对于涉及结构安全的隐蔽工程档案，如桩基检测报告、混凝土试块试验报告等，必须在接收时进行二次复核，重点核对关键数据（如混凝土强度等级、钢筋型号）是否与现场实际施工情况一致，严禁接收虚假或过期材料。接收过程中必须严格执行“三查”制度：即查完整性（有无缺失）、查规范性（格式是否符合国标）、查真实性（内容是否属实），一旦发现档案与现场实物不符或存在篡改痕迹，应立即停止接收并启动问题整改程序。接收完成后，档案员需当场填写《工程档案移交记录单》，详细记录移交日期、移交人、接收人、核对结果及遗留问题，该记录单一式两份，一份由建设单位留存，一份由施工单位备查，作为后续档案调用的法律凭证。

针对电子档案与纸质档案的同步接收，需建立双套备份机制，确保