金融行业办公室助理行政会议组织手册.docx

金融行业办公室助理行政会议组织手册

第1章会议筹备与日程管理

1.1会议邀请函的发送与确认

建立数字化邀请模板：根据会议类型（如晨会、季度复盘或战略研讨会）选择合适载体，利用企业或钉钉包含时间、地点、主讲人及议程的标准化电子邀请函，确保信息触达率。设定发送时间节点：在会议开始前3个工作日通过公司OA系统或邮件群发送正式邀请函，若涉及跨部门协作，需同步发送纸质版回执单至行政部存档。

设计个性化回复模板：在邀请函中嵌入回复或二维码，提示参会人员填写“姓名”、“部门”、“职位”及“是否请假”等关键字段，降低回复门槛。设置双重确认机制：对于重要会议，除邮件确认外，需通过即时通讯