2025年教育培训机构行业教务部教务员学员管理手册.docxVIP

2025年教育培训机构行业教务部教务员学员管理手册

第1章

1.1新生入学信息录入规范

录入前需核对录取通知书、身份证复印件及户口本信息，确保“人证合一”，严禁录入虚假或拼凑的证件号码，系统应自动校验身份证号格式合法性。新生基础资料录入时，必须精确填写出生日期、民族、政治面貌及是否独生子女等字段，若系统存在自动计算出生年份的算法，需人工复核年龄计算逻辑是否准确。

学生照片需遵循“三证合一”原则，即同时身份证正反面、录取通知书封面及一寸免冠照片，确保照片清晰、背景干净，且符合教务系统规定的分辨率标准（如300dpi）。在录入学号与姓名时，需按学校统一编码规则进行排序，若遇重名情况，务必通过身份证号作为唯一标识进行二次确认，防止未来学籍查询出现歧义。入学信息录入完成后，系统需立即“入学校验码”，并自动标记该生为“在读状态”，同时记录当前录入的日期时间戳，作为后续学籍异动的时间基准点。

录入人员需在电子系统中“提交审核”按钮，系统弹出二次确认弹窗，需再次核对关键字段（如姓名、身份证号），确认无误后“确认”，方可完成正式入库。

1.2学员基本信息动态维护

日常考勤与成绩录入需遵循“日清月结”原则，每日上午9点前完成当日早读与晚自习记录，下午16:00前完成本次课程作业提交情况，确保数据实时性与准确性。学费缴纳与退费操作需严格遵循财务审批流，退费时必须原始发