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商贸行业采购部专员供应商管理手册

第1章供应商基础信息管理

1.1供应商基本信息建立与更新

建立供应商基础档案时，需由采购专员在ERP系统中录入供应商统一社会信用代码、营业执照注册号、法定代表人姓名及联系方式等核心身份标识，确保“人、证、企”三者信息在系统中一一对应，避免因信息模糊导致的后续对接延误。在录入过程中，必须强制要求扫描件形式的营业执照正反面、法定代表人身份证复印件及最近一年的财务报表，系统需自动校验统一社会信用代码与证件上的名称是否一致，不一致则需立即退回修改。

档案建立后，系统应设置自动提醒机制，当供应商工商年检状态变更（如换证、补证）或营业执照有效期届满前90天时，系统自动向采购专员发送预警消息，提示其提前完成档案更新操作。对于新入库的供应商，系统需自动抓取其注册地、注册资本、经营范围等基础数据，并一份标准化的《供应商基础信息录入单》，采购专员需逐项核对并签字确认，确保原始数据源头可追溯。建立完成后，系统需将供应商的统一社会信用代码、成立日期、注册地址及注册资本等关键数据固化至“供应商主数据表”中，作为后续所有业务（如合同审批、订单）的底层数据支撑。

建立过程中，采购专员需记录本次录入的供应商数量及耗时，并将录入结果同步至供应商管理看板，作为后续供应商分类分级的依据，确保档案建立工作有始有终。

1.2供应商资质证照管理

实施资质证照管