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企业会议在线管理系统与指南

一、系统概述与适用范围

本在线管理系统旨在为企业提供全流程会议管理解决方案，覆盖会议筹备、召开、记录及归档等环节，适用于中小型企业、集团化多部门协作场景，支持例会、项目推进会、跨部门协调会、培训会等多种会议类型。系统通过数字化工具提升会议效率、规范流程管理、留存会议痕迹，解决传统会议中“通知不及时、记录不完整、行动项不跟踪”等问题，助力企业实现会议管理的标准化与高效化。

二、操作流程详解

（一）会议发起人操作流程

步骤1：创建会议

登录系统后，“新建会议”，填写会议基本信息：

会议名称（需简洁明确，如“2024年Q3产品规划会”）；

会议类型（下拉选择：例会/项目会/培训会等）；

会议时间（开始时间、预计时长，支持设置重复会议）；

会议地点（选择“线上会议”，自动会议与ID）；

参会人员（通过企业通讯录添加，可设置“必须参加”/“可选参加”权限）。

提交后系统自动发送会议通知至参会人企业邮箱及系统消息提醒。

步骤2：会前准备

会议资料：“会议附件”议程、PPT、数据报表等文件，支持PDF、Word、Excel格式，单个文件不超过50MB；

设置会议权限：如需开启“等候室”，可在“高级设置”中勾选，参会人入会前需主持人审核；开启“会议录制”，可自动保存视频回放（默认存储30天）。

确认参会状态：提前1天查看“参会人员列表”，确认已读/未读状态，对未读人员单