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文件记录管理制度

一、总则

为规范公司文件记录管理，确保信息的准确、完整、安全与有效利用，保障公司各项业务活动的有序开展，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

本制度所称文件记录，是指公司在生产、经营、管理等各项活动中形成的，具有保存价值的各种形式的信息载体，包括但不限于纸质文档、电子文档、图表、声像资料等。

本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成和使用的各类文件记录的管理。

二、管理机构与职责

公司行政部为本制度的归口管理部门，负责文件记录管理体系的建立、维护、监督与指导，组织制度的培训、执行检查及持续改进。

各业务部门是文件记录的直接产生和使用部门，应指定专人（可兼职）负责本部门文件记录的日常收集、整理、保管、借阅和移交等工作，并确保记录的真实性、完整性和及时性。

档案管理部门（如设有）负责公司永久和长期保存档案的接收、整理、保管、利用和销毁工作。

三、文件记录的管理流程

（一）文件的形成与拟制

文件的拟制应遵循必要性、准确性、规范性原则。内容应真实可靠，表述清晰，格式规范。重要文件的拟制需经过相关业务部门负责人审核。

对外行文或涉及公司重大利益、重要决策的文件，需按公司审批流程报相应层级领导审批。

（二）文件的标识与编号

公司文件应进行统一规范的标识和编号，以便于识别、追溯和管理。编号规则由行政部统一制定并发布。

文件标题应简明扼要，准确反映文件内容。

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