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金融行业人力资源部专员人事档案管理手册（执行版）

第1章档案管理基础规范

1.1档案管理定义与适用范围

档案是指具有保存价值的各种历史资料，包括文书、会计、科技、统计、人事、工程、财务等方面的记录、图表、声像资料等，是记录单位活动轨迹、反映单位发展状况的重要载体。本手册适用于本行人力资源部所有在职及离职员工的个人档案、劳动合同、薪酬绩效档案及社保公积金档案的归集、整理、保管、利用及销毁工作。

档案管理工作遵循“谁产生、谁负责”和“谁使用、谁负责”的原则，确保档案的真实性、完整性和安全性，是保障人力资源决策依据和员工权益的重要基础。档案管理工作需严格执行国家相关法律法规及我行内部管理制度，建立从入职到离职的全生命周期档案管理体系，实现档案信息的动态更新与闭环管理。档案部门作为人力资源档案管理的专职机构，负责制定档案管理标准、监督档案质量、处理档案查询需求以及配合外部审计与监管检查。

档案管理人员需具备档案管理专业知识，能够熟练运用档案管理系统进行数字化存储与检索，确保在海量数据中快速定位关键人事信息。

1.2档案分类体系与编码规则

档案分类采用“业务领域+保管期限+年度”的三级编码结构，例如“HR01-05-2023代表人力资源部门、员工档案、2023年度。档案分类代码需严格按照我行《档案分类目录》执行，确保不同部门、不同时期的档案在系统中具有唯一的标识符，避免混