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行政行业办公室行政助理公文流转管理手册

第1章公文处理基础规范

1.1公文收发管理制度

所有公文入口必须实行“专人专岗、统一登记”原则，行政助理须建立《公文收发台账》，对红头文件、信函及电子扫描件实行“一人一码”追踪，确保来源可查、去向可追。严格执行“收文登记、送办登记、发出登记”三单合一制度，收到公文后2小时内完成收文登记，并在台账上注明收文单位、文号、密级及拟办建议，严禁积压或私自拆阅。

内部流转须遵循“限时办结制”，普通公文应在3个工作日内完成初审并转至分管领导，紧急公文由分管领导签发后24小时内完成流转，超时流转需填写《公文延误说明单》并附原因。对外发送公文须严格执行“无稿不发”原则，严禁未经审核直接外发，发送前须确认文件标题、正文、附件及页码无误，并加盖单位公章方可发出，杜绝“先送后改”现象。建立公文签收反馈机制，签收人须在24小时内通过专用系统或纸质回执确认收到，并回复《公文签收确认单》，对签收人提出的修改意见须在3个工作日内书面反馈给拟办部门。

定期开展公文收发专项审计，每月随机抽查10%的收发记录，重点核查签收时效、流转节点及附件完整性，对违规行为实行“零容忍”并纳入绩效考核。

1.2公文登记与签收规范

公文登记需采用标准化登记簿，包含发文机关代字、发文号、紧急程度、份数、密级（绝密、机密、秘密、内部）、承办部门及拟办