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合同归档管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司合同档案管理工作，确保合同档案的完整、安全、有序及有效利用，防范经营风险，维护公司合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。

第二条定义

本办法所称合同归档管理，是指公司在经营活动中签署的各类合同（包括但不限于购销合同、服务合同、合作协议、借款合同等）及相关文件材料，从形成、收集、整理、鉴定、保管、利用到销毁的全过程管理。

第三条适用范围

本办法适用于公司各部门、各分支机构对外签订的所有合同的归档管理工作。公司控股子公司可参照执行，或根据自身情况另行制定管理办法，但需向公司备案。

第四条基本原则

合同归档管理遵循以下原则：

（一）统一领导、分级管理：公司档案管理部门负责统筹规划和监督指导全公司合同归档工作，各业务部门负责本部门合同文件的初步收集、整理与移交。

（二）完整规范、及时准确：合同档案材料应齐全完整，整理规范，归档及时，信息准确。

（三）安全保密、依法利用：严格执行保密规定，确保合同档案安全，在符合法律法规和公司规定的前提下，提供便捷的利用服务。

（四）全程管理、闭环控制：对合同从谈判、签订、履行、变更、终止至归档的整个生命周期进行有效管理。

第二章归档范围与要求

第五条归档范围

凡以公司名义对外签订、具有法律效力的合同及相关文件材料，均属归档范围，主要包括：