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行政办公文档管理规范

一、适用范围与应用场景

本规范适用于公司各部门及全体员工的行政办公文档管理工作，涵盖制度文件、流程标准、会议纪要、工作报告、合同协议、档案资料等日常办公中产生或使用的各类纸质及电子文档。具体场景包括：新制度发布需统一归档、跨部门协作文档传递、年度工作资料整理、历史档案查询调用、文档销毁审批等。通过规范管理，保证文档内容完整、流转有序、使用高效、安全可控。

二、管理职责与分工

（一）行政部统筹职责

负责制定文档管理相关制度，监督各部门执行；统一管理公司级重要文档（如制度文件、合同档案）；组织文档分类、编码规则培训；定期开展文档管理检查与指导。

（二）各部门负责人职责

负责本部门文档的审核与监督，保证文档内容合规、分类准确；指定专人担任文档管理员，落实文档日常管理要求；督促员工按时完成文档归档与更新。

（三）文档管理员职责

负责本部门文档的收集、整理、归档、保管及借阅登记；维护文档台账，保证账实相符；定期向行政部报送文档管理情况；协助完成部门文档的移交与销毁工作。

（四）员工职责

按规范要求创建、填写、提交文档；及时将办理完毕的文档交至文档管理员；借阅文档时遵守保密与归还要求；不得擅自复制、外传或损毁涉密文档。

三、文档分类与编码规则

（一）文档分类

根据性质与用途，行政办公文档分为以下五类：

制度类：公司章程、管理制度、实施细则、操作规范等；

流程类：业务流程图