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文档归档与信息管理制度手册

一、总则

1.1制度目的

为规范企业内部文档的归档、保管、使用及信息安全管理，保证文档的完整性、安全性及可追溯性，提高信息利用效率，防范信息泄露风险，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于企业各部门在运营过程中形成的各类纸质文档、电子文档（含邮件、系统数据、音视频文件等）的归档与管理，涵盖项目文件、合同协议、会议纪要、财务凭证、人事档案、技术资料等类型。

二、组织架构与职责分工

2.1档案管理部门

档案管理员*：负责文档的统一收集、分类、编码、归档、保管及借阅登记，定期组织档案清点与鉴定。

档案主管*：审核归档清单，监督档案管理流程执行，审批档案销毁申请。

2.2业务部门

部门负责人*：监督本部门文档的及时归档，审核重要文档的完整性，配合档案管理部门开展年度档案移交。

文档专员*（可由部门文员兼任）：负责本部门日常文档的收集、初步整理，填写《归档文档移交清单》，按期向档案管理部门提交。

2.3IT部门

系统管理员*：负责电子文档存储系统的维护，保证数据备份安全，管控电子文档访问权限。

三、文档分类体系与编码规范

3.1文档分类标准

按业务属性将文档分为以下大类，每类下设二级分类（可根据企业实际调整）：

一级分类

二级分类（示例）

综合管理

公司制度、会议纪要、公文函件、证照资质

项目管理

项目立项、可行性研究、招投标文件、验收报告

合同