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档案管理规范与使用手册

第1章档案管理规范与使用手册

1.1档案管理适用范围

本规范适用于本组织内部所有具有归档保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各类档案的收集、整理、保管、利用及销毁全过程，确保业务活动产生的信息资产得到规范化管理。适用范围涵盖行政管理部门、业务科室、职能部门以及各项目组在履行职责过程中形成的纸质文件、电子文档、移动硬盘及云端存储的备份文件等。

对于临时性会议记录、未定稿的草稿及完全不具备保存价值的废弃草稿，明确界定为“非归档范围”，严禁将其纳入长期保管序列。本规范特别针对数字化转型背景下的电子档案提出严格要求，明确电子档案与纸质档案具有同等法律效力，需建立统一的元数据标准进行标识。适用范围包括日常办公流程中的合同签署、项目立项审批、人事任免、财务报销及突发事件处置等所有产生档案的环节，确保档案链的完整性。

对于涉及国家秘密、商业秘密及个人隐私的档案，本规范同时适用，并需遵循《档案法》及《保密法》中更为严格的分级管控要求。

1.2档案管理基本原则

坚持“统一领导、分级负责”原则，明确档案室为档案管理的归口职能部门，各业务部门为档案管理的责任主体，形成上下联动的工作格局。坚持“真实性、完整性、安全性、可用性”四大核心原则，确保档案内容在长期存储过程中不发生实质性篡改、遗失或损毁，保障档案能随时被准确调阅。

坚持“谁产生、谁负责”的主体责任原则，将档案管