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物业服务合同管理与纠纷解决手册

第1章合同基础与档案管理

1.1合同订立与签署规范

在合同正式签署前，必须严格执行“三审三校”机制，由项目经理初审业务需求，法务专员审核条款合规性，财务部门复核价格与付款条件，确保合同文本无法律漏洞且符合公司内部制度。所有合同签署必须使用公司统一印制的专用合同章，严禁使用个人私章或非公司抬头的合同，签字盖章处需由法定代表人或授权经办人双签，并注明签署日期及经办人姓名，防止责任主体不明。

合同附件作为合同不可分割的一部分，必须与主合同同步签署，附件清单需经法务确认，若发生条款冲突以主合同为准，但所有附件内容需在签署页明确列出并加盖骑缝章，确保法律效力完整。签署过程需保留完整的电子影像资料，包括签署时的现场照片、打印稿、盖章扫描件及经办人签字确认单，影像资料需与纸质原件进行“三离”管理，即分离存储、分离保管、分离调阅，确保证据链闭环。对于金额超过公司规定限额的合同，必须实行“双人复核”制度，即经办人签字后需由另一名授权人员（如部门主管）进行二次审核，确认合同金额、期限及违约责任无误后方可生效。

合同签署完成后，须立即在CRM系统中录入合同基本信息，包括合同编号、签订地点、签署时间、合同金额等关键字段，并唯一的电子合同编号，作为后续管理的基础索引。

1.2合同台账与动态管理

建立“一户一档”电子台账，为每一份合同唯一的唯一标识（