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会议室使用及管理制度

一、总则

为规范公司会议室的使用与管理，提高会议室使用效率，保障各类会议顺利进行，营造整洁、有序、高效的会议环境，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工及外来访客在公司内部会议室进行的各类会议及活动。

公司行政部为本制度的归口管理部门，负责会议室的日常维护、调度协调及制度执行的监督检查工作。各部门应积极配合，共同遵守本制度规定，确保会议室资源得到合理、高效利用。

二、预约与使用

（一）预约管理

1.预约方式：会议室使用实行提前预约制度。员工应通过公司指定的线上预约系统（或行政部登记本）进行预约，预约时需准确填写会议主题、所需会议室、使用日期、起止时间、参会人数、联系人及联系方式等信息。

2.预约原则：

*先约先得：遵循公平原则，按照预约时间顺序安排。

*按需申请：根据会议规模和需求选择合适大小的会议室，避免资源浪费。小型会议优先使用小型会议室或洽谈区。

*时长控制：请根据会议实际需要合理预约时长，避免过长占用。如会议超时，需提前与行政部或后续使用者协商。

3.预约确认：线上预约提交后，系统将自动进行冲突检测并反馈预约结果。如需人工协助或特殊安排，可联系行政部确认。

4.变更与取消：已预约的会议室如因故需变更时间或取消，应尽早通过原预约渠道操作或通知行政部，以便释放资源供他人使用。对于临时取消且未及时通知导致会议室空置浪费的情况