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会议室洽谈室使用预约及管理规范（2026版）

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司各类会议室及洽谈室（以下统称“会议资源”）的有序使用，提高资源利用效率，确保公司内部沟通、外部接待及商务洽谈等工作的顺利开展，营造专业、高效、整洁的会议环境，特制定本管理规范。本规范依据公司2026年度行政运营发展规划及数字化办公管理要求，结合公司实际运营场景进行编制。

1.2适用范围

本规范适用于公司总部及各分支机构、办事处所有的会议室、洽谈室、多功能厅及视频会议中心。公司全体正式员工、实习生、劳务外包人员以及因公进入公司的访客均须遵守本规范。

1.3管理原则

会议资源管理遵循“预约优先、高效利用、专人负责、公私分明、厉行节约”的原则。所有会议资源均纳入公司数字化办公平台统一管理，杜绝私自占用、闲置浪费及破坏设施等行为。

第二章管理职责与分工

2.1行政部职责

行政部是会议资源的归口管理部门，主要负责：

（1）建立和完善会议资源管理制度，并根据实际业务需求动态调整会议室配置及功能；

（2）负责会议场所的日常环境维护、保洁监管及绿植养护工作；

（3）管理会议物资（如纸笔、茶水、名牌等）的采购、发放与盘点；

（4）统筹协调跨部门的大型会议或重要接待活动的场地安排；

（5）定期对会议资源的使用率进行数据分析，提出优化建议。

2.2信息技术部（IT部）职责

IT部负责会议技术设施的保障与维