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就样品质量问题与供应商协商函3篇范本

就样品质量问题与供应商协商函第（1）篇

尊敬的____：

我司某某有限公司（以下简称“我司”）现就近期收到的样品质量问题与供应商XX公司（以下简称“供应商”）进行协商，特此函告

一、问题描述

我司于2025年3月15日收到供应商提供的样品一批，该批次样品在交付时未按合同要求进行检验，存在以下质量问题：

1.样品外观瑕疵：部分产品表面出现划痕，影响产品外观及客户使用体验；

2.产品功能不达标：部分产品在测试中未能达到合同约定的功能标准，存在功能性缺陷；

3.包装不规范：样品包装未按合同要求进行密封，存在破损风险，影响产品运输安全。

二、协商内容

为妥善处理此次质量问题，我司已与供应商就上述问题进行沟通，并达成以下协商意见：

1.样品返修与更换：供应商需在2025年3月25日前完成所有问题样品的返修或更换，并保证后续产品符合合同要求；

2.质量保证金调整：根据协商结果，我司将调整质量保证金比例，以保障双方权益；

3.运输与交付安排：供应商需在2025年3月28日前完成所有问题样品的返修或更换，并保证新样品按时交付；

4.后续检验与验收：双方同意在样品交付后7日内进行检验，保证问题彻底解决。

三、责任界定

供应商应承担此次质量问题的全部责任