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2025年学生管理与心理辅导手册

第1章学生基础信息登记与档案构建

1.1新生入学身份确认与基本信息采集

新生报到首日，需由校务办公室组织专人对进入校园的新生进行“三查四对”身份核验，即核对身份证原件、录取通知书或入学通知书，并确认姓名、性别、出生日期与入学日期的一致性，建立《新生身份确认台账》，确保“人证合一”。采集学生基础信息时，必须采用结构化表单，涵盖学号、班级、学号段、姓名、性别、民族、出生日期、政治面貌、入学年份及入学日期等字段，系统自动校验出生日期是否早于1920年，防止数据录入错误。

针对特殊群体如少数民族学生、残疾学生或休学复学学生，需单独录入其民族成分、残疾等级及既往休学原因，并备注其所在院系及拟就读专业，为后续个性化管理提供数据支撑。信息采集过程中，需严格执行《个人信息保护法》相关规定，对学生提供的家庭住址、联系电话进行二次核实，并包含加密信息的电子档案二维码，供后续追踪与查验。对于新生入学前已存在的既往学籍记录（如转学、休学、复学情况），需通过教务系统接口或纸质档案核对，将历史学籍状态更新至新档案中，形成连续的学习轨迹。

基础信息采集完成后，须在24小时内完成纸质档案与电子档案的双重备份，并录入学校统一的“学生基础信息管理平台”，确保数据实时同步至教务、学工及财务系统。

1.2学长历程与既往表现记录

学长历程记录需涵盖从幼儿园或