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研发部外发文件管理制度

一、总则

1.1目的与依据

为规范研发部各类文件的外发管理，确保公司知识产权、商业秘密及技术信息的安全，提高外发文件的质量与效率，防范信息泄露风险，依据公司相关保密规定及质量管理体系要求，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于研发部所有员工在履行工作职责过程中，需要向公司外部（包括但不限于客户、合作伙伴、供应商、监管机构等）发送的各类文件、资料、数据及电子信息。内部跨部门文件流转可参照本制度核心原则执行，但另有规定的除外。

1.3基本原则

研发部外发文件管理遵循以下原则：

1.保密优先原则：严格遵守公司保密规定，对涉及商业秘密、核心技术及敏感信息的文件，必须采取严格的保密措施。

2.审批合规原则：所有外发文件必须经过规定的审批流程，未经审批不得擅自外发。

3.最小权限原则：外发文件的内容和范围，应以满足业务需求为限，避免无关信息的传递。

4.全程可追溯原则：对外发文件的申请、审批、发送、接收及后续反馈等环节进行记录，确保过程可查。

二、职责分工

2.1研发部负责人

1.对本部门外发文件管理制度的执行负总责。

2.负责审批权限范围内的外发文件申请。

3.监督本制度在部门内的有效实施，定期组织培训与检查。

2.2项目负责人/模块负责人

1.负责对本项目/模块拟外发文件的内容真实性、准确性、完整性及保密性进行初步审核