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环境管理体系文件管理专项方案

第一章总则

1.1目的与依据

为在组织内部建立“写所需、用所写、改所错、存所迹”的环境管理体系文件管控机制，确保ISO14001:2015条款7.5“文件化信息”持续有效落地，特制定本专项方案。本方案以《ISO14001:2015环境管理体系要求及使用指南》《GB/T24001-2016》及公司《管理手册》为直接依据，同时参考《GB/T1.1-2020标准化工作导则》中关于文件结构和编制的最新要求。

1.2适用范围

适用于公司运营、管理、支持过程及其相关方（含供应商、承包商、临时服务方）所涉及的全部环境管理体系文件，包括电子、纸质、影像、云盘、移动介质等形式。方案覆盖文件“生成—评审—批准—发布—使用—变更—回收—废止—长期保存”全生命周期。

1.3术语与定义

序号

术语

定义

备注

1

受控文件

对版本、分发、修订、回收均实施可追溯管理的文件

加盖“受控”章或电子水印

2

参考文件

仅提供信息、不强制执行的文件

不纳入变更强制通知

3

主控部门

对该文件的技术内容、合规性负首要责任的职能部门

唯一且不可重叠

4

文件密级

按信息资产分级管理制度划定的“公开/内部/秘密/机密”四级

与保密办保持一致

第二章职责与权限

2.1环境管理代表（EMR）

a)批准《环境管理体系文件清单》年度版本；

b)对跨部门文件冲突进行最终解释