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会议室预约使用规则说明函3篇范文

会议室预约使用规则说明函篇1

尊敬的______：

本函旨在明确会议室预约使用规则，以保证会议室资源的合理安排与高效利用。为规范管理，现将会议室预约使用规则说明

一、预约方式

申请人须通过公司内部系统或指定渠道进行预约，预约时需填写完整信息，包括但不限于申请人姓名、部门、预约时间、使用时长及用途。预约成功后，系统将自动发送确认信息至申请人预留的电子邮箱及联系地址。

二、预约时间与使用时段

会议室使用时段为每日09:00至18:00，非工作时间原则上不接受预约。如需使用午间时段（12:0014:00），需提前一日预约，并提前10分钟到达会议室。

三、会议室使用规则

1.使用前需确认会议室状态，如会议室正在使用中或设备故障，需在预约系统中备注说明。

2.申请人须遵守会议室使用规定，不得擅自更改使用安排，如需调整，须提前24小时通知管理员。

3.使用过程中应保持会议室整洁，不得擅自挪动设备或物品，禁止吸烟及饮食。

4.使用结束后须按时离开，如需延长使用时间，须提前30分钟通知管理员。

四、使用权限与责任

1.本会议室仅限公司员工及授权代表使用，非公司人员不得进入。

2.申请人须承担预约期间的使用责任，若因个人原因导致会议室损坏或影响他人使