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住宅小区物业档案管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范住宅小区物业服务档案管理工作，建立完整、系统、规范的物业档案体系，保障小区各项物业服务、设施运维、业主服务、纠纷处置、合规查验等工作有序开展，维护小区业主、物业使用人及物业服务企业的合法权益，实现档案管理标准化、制度化、信息化、长效化，依据《中华人民共和国档案法》《物业管理条例》等相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本住宅小区内所有物业服务相关档案的收集、整理、归档、保管、借阅、查阅、移交、销毁、信息化管理等全部工作，覆盖物业工程部、客服部、安保部、保洁绿化部、财务部等所有部门，适用于全体物业工作人员、业主及相关单位的档案使用与管理行为。

第三条管理原则

1.依法合规原则：严格遵循国家及地方档案管理、物业管理相关法律法规，所有档案管理工作合法、规范、严谨，杜绝违规归档、私自销毁、泄露信息等行为。

2.全程动态原则：档案管理贯穿物业服务全流程，从小区承接查验、日常服务、设施运维、业主入住到物业退出交接，实现全周期动态收集、更新、管理。

3.分类分级原则：按照档案性质、使用价值、保密等级、保存期限进行分类分级管理，做到分类清晰、归档有序、重点突出、查询便捷。

4.安全保密原则：严格落实档案安全与保密责任，严防档案丢失、损坏、篡改、泄露，尤其严控业主隐私信息、项