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有声文化公司行政档案电子化管理及备份制度

第一章总则

1.1制定目的

为规范公司各类行政档案电子化采集、整理、归档、存储、调用、传输及备份全流程管理工作，建立标准化、数字化、安全化的电子档案管控体系，解决有声文化公司日常行政文件、制度文件、办公资料零散存储、归档不及时、查找效率低、本地存储易丢失、备份无规范、资料复用难度大、纸质档案占用空间大等实际管理问题。通过制度化明确电子档案管理岗位职责、操作标准、归档周期、备份规则、查阅权限及考核追责机制，全面提升公司行政档案数字化管理水平，保障电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性，实现档案资源高效复用、长期留存、合规追溯，为公司日常办公、经营复盘、合规核查提供稳定的数字化档案支撑，结合公司办公运营实际情况，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司各职能部门、业务部门产生的全部行政类电子档案，涵盖公司制度文件、公文通知、会议纪要、办公批复、对外函件、行政台账、培训资料、后勤管理资料、人事行政配套文件等各类非涉密通用电子档案。全面覆盖电子档案收集整理、分类编号、电子化归档、权限设置、日常查阅、传输使用、定期核验、多重备份、过期清理、档案销毁等全流程管理工作，适用于公司档案管理人员、各部门资料对接人员、档案审批及查阅人员，是公司行政档案电子化管理及备份工作的唯一正式执行依据。

1.3制定依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》