过期文件识别、停用与替换登记表.docxVIP

文件退役控制工具｜有效性核验·传播遏制·替换验证·残留复查

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文控退役与替换工具｜先遏制传播，再证明替换完成

过期文件识别、停用与替换登记表

本地基线｜候选封存｜有效性裁决｜传播扫描｜停用动作｜替换验证｜完整案例｜复核卡

下载后第一步先填第3页“本地管控基线”，再选一个疑似过期文件填写第4页候选登记。不要一发现旧文件就直接删除：先保全位置、版本、访问和使用证据，再决定停用、归档、替换或保留。

谁在什么时点使用

使用者

使用时点

结束时必须形成

部门文档负责人

发现旧版、到期文件或不明副本时

候选身份、使用事实、替代需求与责任人

文控/质量/知识管理员

周期清理、制度换版或知识库维护时

有效性判定、传播面、停用证据与关闭状态

平台/IT管理员

需要撤权、重定向、改索引或清理模板时

技术处置记录、回退点与残留复查结果

批准人/业务所有者

决定停用、例外使用或最终关闭时

批准结论、边界、复核日期和可追溯证据包

内容地图与最终结果

阶段

核心工具

完成标志

1取证与判定

基线、候选身份、有效性证据

确认“现行/失效/待证”

2传播与遏制

渠道扫描、优先级、停用动作

旧文件不再作为工作入口

3替换与通知

一对一映射、可用性验证、确认记录

用户能到达正确替代件

4残留与关闭

重复搜索、例外、证据包、复核卡

关闭、受控例外