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合同档案管理规范最新版.docx

合同档案管理规范最新版

1管理目的与适用范围

1.1为规范全企业合同全生命周期档案管理，健全内部控制体系，防控法律风险与经营风险，保障企业合法权益，根据2020年修订的《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》《企业档案管理规定》《中华人民共和国电子签名法》等法律法规，结合企业实际运营情况，制定本规范。

1.2本规范适用于本企业总部及下属全资子公司、控股子公司、分公司、办事处等所有分支机构，覆盖各类对外签订的合同、补充协议、变更解除协议、内部合作协议，以及合同从洽谈、订立、履行、争议解决到终结全流程形成的所有文件材料的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等全环节管理。

1.3合同档案管理实行“谁承办、谁负责”“统一归档、分级管理”的原则，确保合同档案的真实性、完整性、安全性、可追溯性。

2管理职责划分

2.1业务承办部门职责

2.1.1各业务承办部门是合同档案形成的责任主体，部门负责人为本部门合同档案管理第一责任人；100人以上的业务部门必须配备专职合同档案管理员，100人以下的部门可配备兼职档案管理员，负责本部门所有合同材料的收集、整理、初审与移交工作。

2.1.2合同承办人负责全程收集合同订立、履行、争议解决全流程产生的所有文件材料，确保材料真实有效、完整齐全，在合同履行终结或约定时限内完成整理移交，对材料的真实性、完整性承担直接责任。