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会议室预定流程调整商洽函通用7篇

会议室预定流程调整商洽函第（1）篇

尊敬的____：

我方收到贵公司关于调整会议室预定流程的商洽函，经认真研究，现就有关事宜予以确认

一、关于会议室预定流程调整：

1.预定申请：预定人需提前三个工作日向行政部提交会议室预定申请，内容包括会议时间、参会人员、会议主题等。

2.审批流程：行政部收到申请后，将进行审核，并在一个工作日内给予答复。

3.会议室分配：审批通过后，预定人需在两个工作日内前往行政部领取会议室钥匙，并确认会议室设备完好。

4.会议结束后，预定人需将会议室钥匙归还至行政部，并对会议室进行清洁，保证设施整洁。

二、关于预定时间及人数限制：

1.会议室使用时间为每日上午8:00至下午18:00。

2.单次预定人数上限为____人，超过上限需提前申请特殊审批。

三、关于预定费用及支付方式：

1.会议室预定费用为____元/小时。

2.预定人需在预定确认后三个工作日内将费用支付至我方指定账户。

四、其他事项：

1.会议室预定申请成功后，如因特殊原因需更改会议时间或取消预定，请至少提前____个工作日通知行政部。

2.违反会议室使用规定或损坏设施，预定人需承担相应责任。

敬请贵公司予以周知，并严格执行以上流程。如有任何疑问或建议