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2026年合同归档管理制度及操作规范

第一章总则

1.1为统一公司合同文本的归档口径，降低履约争议与审计风险，依据《中华人民共和国档案法》《电子文件管理暂行办法》及公司《内部控制手册》第5.3版，特制定本制度。

1.2本制度所称“合同”指以公司名义对外签署、变更、解除或终止的具有法律约束力的书面文件，包括纸质合同、电子合同以及混合载体合同。

1.3本制度适用于公司总部、各事业部、境内外子公司及代表处。参股公司可参照执行。

1.4合同归档实行“谁签署、谁负责、谁归档”的原则，并辅以档案中心集中保管、信息化系统全程留痕的双重机制。

1.5任何个人不得隐匿、篡改、损毁、伪造合同档案；违反者按公司《员工奖惩条例》第3.2条追责，涉嫌犯罪的移交司法机关。

第二章职责分工

2.1合同承办部门

2.1.1负责合同谈判、起草、评审、用印及履行跟踪；

2.1.2在合同生效后3个工作日内完成原始载体收集，并对文本真实性、完整性、一致性负责；

2.1.3指定兼职档案员，与档案中心对接。

2.2法务部

2.2.1对合同法律条款进行合规性审查，出具《法律审查意见书》；

2.2.2建立合同模板库，每年3月前完成版本更新并推送至OA模板中心；

2.2.3对重大合同履行异常出具法律风险提示，并抄送档案中心。

2.3档案中心

2.2.1负责合同接收、分类、编目、上架、保管