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合同归档管理规章制度

我在公司做合同档案管理快十个年头了，刚接手这份工作的时候真是一团乱麻，吃过好几次因为归档混乱的亏：早年有个项目和供应商扯皮，对方说我们欠了货款要打官司，全公司翻了三天才从一个已经调走的业务员旧抽屉里翻出合同，还缺了两页关键的附件页，最后没办法只能跟对方和解，公司平白赔了十几万。从那之后我就下定决心，要整理出一套实打实能用的合同归档管理制度，这么多年慢慢调整完善，跑下来帮公司避了不知道多少坑，也方便了各个部门同事取用，今天把这套完整的制度整理出来，每一条都是实操踩坑攒出来的经验，不是空架子。

1总则

1.1制度制定目的

制定这套制度，核心目的有三个：第一是把公司所有签订生效的合同及关联资料集中统一管理，避免合同散落在员工个人手中，出现人员调动、离职就丢失合同的情况，也防止合同被私自涂改、损坏或者带出去泄露商业机密；第二是建立清晰可查的检索体系，需要用的时候能第一时间调出合格有效的原件，不管是对账、项目复盘、应对纠纷还是外部审计，都能拿得出符合要求的材料；第三是明确各个环节的责任划分，出了问题不用互相推诿，从根源上降低公司的经营风险和法律风险。说白了，这套制度不是为了给大家添麻烦，是给公司上一道保险，也给各位做业务的同事卸担子，合同归档了，责任就理清了，不用你一直揣着原件担惊受怕。

1.2制度适用范围

这套制度适用于公司所有部门对外、对内签订的所有具备法律效