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2026年广告传媒公司项目运营档案管理制度

本制度适用于XX广告传媒有限公司2026年1月1日起所有签约执行的品牌全案服务、短视频内容代运营、户外广告投放、直播电商营销、元宇宙场景营销、私域流量运营、公关活动策划执行7大类核心项目，以及临时承接的公益宣传、创意提案类衍生项目的全生命周期档案归集、存储、调取、销毁全流程管理，所有涉及项目对接的商务、策划、执行、客户、设计、媒介、法务、财务8个部门所有岗位人员均需严格遵守本制度要求，未按规定执行造成档案缺失、泄露、损坏的，按本制度相关条款追责。

1档案分类及标准化要求

1.1档案按载体类型分为实体档案、电子档案两大类，所有项目档案均需实行“双套制”归档，即具备实体原件的档案需同时归档实体版和电子版，无实体原件的电子档案需同步备份至两个以上独立存储端口。

1.2实体档案分类标准

1.2.1商务类：客户加盖公章的项目合同原件、补充协议原件、报价单签字确认件、回款凭证银行回执、发票底单、客户资质证明文件（营业执照、商标注册证、特殊行业经营许可证、广告内容审批文号原件等）、商务谈判签字版纪要。

1.2.2执行类：项目启动会全员签字记录、项目进度节点确认书、物料打样客户签字确认件、线下活动嘉宾/工作人员签到表、现场验收客户签字单、第三方供应商合作合同原件、供应商付款凭证、供应商资质证明文件、现场物料采购票据原件。

1.2.3结案类：客