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采购全程痕迹留存备查细则

作为一名在采购行业摸爬滚打近十年的老员工，我见过太多因为一时偷懒没留存好采购痕迹，最后闹得供需双方扯皮、采购人员背锅、公司利益受损的例子。小到几百块的办公用品采购，大到数百万的工程项目，任何一个环节没留下清晰的记录，事后要查的时候就成了一笔糊涂账。为了规范全公司所有采购项目的痕迹管理，规避合规风险，同时也保护每一位经手采购工作的同事，我们结合实际工作中踩过的坑、总结的经验，制定本细则，对采购从发起至归档全流程的痕迹留存要求做出明确规定，所有相关人员都要严格遵照执行。

1总则

1.1制定目的

制定本细则最核心的目的有两个，一个是对公司负责，一个是对大家自己负责。对公司来说，采购是资金流出的核心环节，审计检查、合规风控、纠纷处理都需要完整的痕迹作为依据，没有痕迹就没法厘清责任，也没法堵住管理漏洞。对我们采购一线的同事来说，完整的痕迹就是你工作清清白白的最好证明，我之前就碰到过一例，有同事选了供应商被举报说拿回扣，因为他从寻源到评审每一步的记录都留得整整齐齐，哪一步为什么这么选写得明明白白，一两天就把问题说清了，没留下任何污点。反过来也有同事，图省事口头答应需求，最后需求变了说不清楚，硬生生背了通报批评，实在可惜。所以说痕迹留存不是没事找事的形式主义，是保护我们自己的护身符，这个观念大家一定要先摆正。

1.2适用范围

本细则适用于公司所有类型的采购项目，不